08/01/2024 0 Commentaires
Cadeaux d’affaire : comment faire ? Zoom sur les bonnes pratiques pour une politique interne efficace
En matière de politique cadeaux et invitations, l’usage ne suffit pas. La maîtrise du risque de sanction pénale auquel l’organisation peut être exposée impose la rédaction et la diffusion d’une politique interne spécifique. Les règles établies peuvent être définies en considération de la taille et des moyens de l’organisation ainsi que des risques auxquels elle est exposée.
Auteur : Ambre Steyer, Associée
4 étapes pour une mise en place efficace
1ère étape : analyser la cartographie des risques
La cartographie des risques de corruption permet de lister les moyens corruptifs pouvant être utilisés. Par exemple, offrir un produit issu du stock, le prêter…sans jamais le récupérer, offrir des chèques cadeaux, réaliser un virement sans objet, réaliser des travaux gratuits, inviter à un évènement sportif, un divertissement en payant via note de frais ou en passant par une agence évènementielle…
2è étape : rédiger la politique cadeau et invitation la plus pragmatique possible
La politique cadeau et invitation doit bien définir son champ d’application. Elle doit définir ce qu’on entend par cadeau et invitation. Par exemple la distribution de goodies de faible valeur est-elle concernée, quid des cadeaux protocolaires ?... L’organisation peut interdire les cadeaux/invitations selon le contexte (phase d’appel d’offre, renouvellement contrat…) et fixer un montant au-delà duquel le cadeau ou l’invitation est interdit, qui peut être adapté en fonction des pays selon le niveau de vie local. Et comme la vie des affaires est pleine de cas particulier, prévoir un processus d’exception est indispensable.
3è étape : établir les rôles et les responsabilités
L’instance dirigeante, les collaborateurs, le supérieur hiérarchique, le responsable conformité, le service comptabilité, contrôle interne et audit : chacun doit savoir avec précision quel est son rôle et sa responsabilité dans la mise en œuvre de la politique cadeaux et le contrôle des règles établies.
4è étape : évaluer les impacts sur les autres politiques internes
Soyez attentif à la cohérence de la politique cadeau/invitation autant avec le code de conduite, qu’avec les autres procédures internes : notes de frais, achat, sponsoring, etc.
Nos recommandations
· Adoptez une politique cadeaux et invitations, même si ce n’est pas une obligation légale
Etablir des règles internes claires permet de poser un cadre dans lequel la vie des affaires est mieux maîtriser. Les collaborateurs, mieux avertis des risques de corruption et des mesures à adopter pour s’en prémunir, participent ainsi sereinement au développement de la culture de conformité de l’organisation et des affaires.
· Formez et sensibilisez régulièrement les collaborateurs
Une politique cadeaux réussie, ce sont des règles comprises et adoptées par l’ensemble des collaborateurs, notamment ceux qui sont les plus exposés au risque de corruption. La formation (de préférence en présentiel) permet d’aborder des sujets concrets, à l’aide de cas pratiques. Elle permet de développer de bons réflexes. De façon générale, il est essentiel de sensibiliser régulièrement les collaborateurs sur les mesures mises en place afin de développer la conscience des risques de corruption que peuvent générer les cadeaux et invitations dans certaines situations.
· Prévoyez des niveaux de contrôle efficaces
Définir un politique interne c’est bien, s’assurer qu’elle est appliquée est essentiel ! Le respect de la politique mise en place doit être contrôlée. Le dispositif peut comprendre plusieurs niveaux de contrôle : un contrôle par le supérieur hiérarchique, un contrôle comptable, et des contrôles menées par le contrôle et l’audit interne.
Pour en savoir plus, consultez les guides de l’Agence française anti-corruption :
· Agents publics : les risques d’atteintes à la probité concernant les cadeaux et invitations
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